ระบบสารสนเทศของสถานศึกษา E-Office

 นางสาวเพิ่มพร  ม่วงใหญ่ เลขที่ 3

โรงเรียนวัดลาดเป้ง จังหวัดสมุทรสงคราม

รุ่น M.ed.4 

...................................................................................................................................................................

ระบบสารสนเทศของสถานศึกษา E-Office

1.บทบาทหน้าที่ของระบบ

ตอบ    เป็นการปฏิบัติงานทั่วไปในงานประจำวันโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารในระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการทำงานต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกอย่างง่ายดายในการทำงานและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ได้แก่ การใช้อีเมล (E-mail) หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือการจัดหน้าเอกสารต่างๆ ด้วยไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) หรือไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) รวมทั้งการแก้ไขรูปภาพ หรือข้อความต่างๆ อย่างง่ายดาย โดยเรียกว่าเป็นการใช้ประโยชน์จากระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อาศัยโปรแกรมต่างๆ เหล่านี้ เพื่ออำนวยความสะดวกให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานนั่นเอง.

2.อธิบายการทำงาน

ตอบ    การรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือประชุม หนังสือเวียนต่างๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนา กระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการ รับ–ส่ง ด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า ยิ่งอยู่หน่วยนอกแล้วยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงาน โดยการใช้เครือข่ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ซึ่งมีการเชื่อมโยงทุกหน่วยงาน ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้ ขณะเดียวกันหน่วยงานทุกหน่วยงานต้องมีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อ เพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร ซึ่งบุคลากรขององค์กรสามารถเรียนรู้ระบบได้โดยไม่ยากนัก องค์กรจึงควรใช้ช่องทางการสื่อสารนี้ เพื่อดำเนินการ รับ – ส่ง เอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนทราบต่างๆ ให้กับทุกหน่วยงานได้

3.องค์ประกอบของระบบ

ตอบ   – การใช้ตารางอิเล็กทรอนิกส์

         – การประมวลคำในเวิร์ด
         – การเก็บข้อมูลต่างๆ
         – การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ
         – การนำเสนอผลงาน
         – ระบบการประมวลภาพต่างๆ และการทำสำเนาในเอกสารต่างๆ
         – การส่งข่าวสารโดยอีเมลเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องรอเวลาส่ง จะส่งเมื่อใดก็ได้ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้นมาก
         – กระดานข่าว ช่วยให้สามารถแสดงความคิดเห็นต่างๆ ได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ต
         – บริการวอยซ์เมล เป็นการเก็บเสียงพูดของผู้ที่ติดต่อเข้ามาทางโทรศัพท์ ทำให้ไม่พลาดการติดต่อทุกเมื่อ
         – ระบบการประชุมทางไกล ทั้งด้วยภาพ, เสียง และโทรศัพท์ภายใน         – หน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ

4.ประโยชน์ของระบบ

ตอบ  - การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ E-office

- การใช้งานระบบนี้ ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลักๆ เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร

- แสดงถึงความก้าวหน้าขององค์กร

- การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น

- การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้รับประโยชน์อย่างชัดเจน

- การจัดการเอกสารจะดีขึ้น

- จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

- ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น

- สิ่งสำคัญอย่างมาก คือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร

- การลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก

- เพื่อให้การบริหารจัดการงานได้สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา

- ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม ไม่ล้าหลัง

- การจัดการงานด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้น

- การค้นหาเอกสาร ทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดดีขึ้น หาง่ายขึ้น

- ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษ

- สามารถใช้ประโยชน์จากการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้มีความคุ้มค่า

- สามารถสั่งการ และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว

- มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว

- จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย และสืบค้นได้ง่าย ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน

- การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก รวดเร็ว

- ไม่จำกัดเวลาทำงาน และสถานที่

- ลดขั้นตอนของการทำงาน

- โปร่งใส